I bruger allerede AI. Her er, hvad loven kræver af jer.

Gælder AI-forordningen for os?

Ja, hvis I bruger AI i arbejdet. AI-forordningen gælder for alle virksomheder i EU, der bruger AI-systemer, også når systemet er købt hos en leverandør som Microsoft eller OpenAI, og også når det bare er en funktion i et program, I har i forvejen.

Hvor meget der gælder, afhænger af, hvad I bruger det til. For de fleste virksomheder uden egen AI-udvikling er det to ting: medarbejdernes AI-færdigheder (artikel 4) og oplysning til kunder, når AI svarer dem eller skaber indhold (artikel 50).

Forordningen kalder en virksomhed, der bruger AI, for en idriftsætter. Vi siger "virksomhed, der bruger AI", for det er det, det betyder. Leverandøren af systemet har sine egne pligter, og dem skal I ikke løfte for den.

Bruger I et system, der vurderer eller sorterer mennesker, for eksempel ansøgere i en rekruttering, kan det være et højrisikosystem efter forordningens bilag III. Så stiller forordningen flere krav til jer, blandt andet om tilsyn og information til de berørte. Bruger I et almindeligt værktøj som ChatGPT til det formål, kan I selv ende med leverandørens pligter. Det er præcis det, en vurdering i Aksla afklarer, værktøj for værktøj, og det er dér, en advokat skal med.

Artikel 4: AI-færdigheder hos medarbejderne

Siden 2. februar 2025 skal virksomheder, der bruger AI, så vidt muligt sørge for, at medarbejdere og andre, der bruger systemerne på virksomhedens vegne, har tilstrækkelige AI-færdigheder. Kravet gælder uanset virksomhedens størrelse, og uanset om værktøjet er ChatGPT eller et specialsystem.

Forordningen siger ikke, hvordan I skal gøre det. Den kræver, at indsatsen passer til medarbejdernes baggrund og til det, systemerne bruges til. Den kræver heller ikke et bestemt dokument, men uden dokumentation kan I ikke vise, hvad I har gjort, den dag nogen spørger.

I praksis er det et kort kursus, der passer til jeres brug, og dokumentation for, hvem der har været igennem det. Det behøver ikke være et heldagskursus. Det skal være rigtigt, og det bør kunne findes igen, den dag en kunde eller en myndighed spørger.

Aksla leverer kurset og prøven og gemmer rapportudtrækkene i fem år. Rapporten viser, hvor mange der har gennemført kurset, uden medarbejdernes navne.

ChatGPT og Copilot på arbejdspladsen

ChatGPT og Copilot kan bruges til næsten alt, og det er netop derfor, de kræver opmærksomhed. Når medarbejderne bruger dem i arbejdet, er I omfattet af artikel 4, og I skal have styr på, hvad der må lægges ind i dem. Det sidste er lige så meget GDPR som AI-forordningen.

Ingen af de to er højrisikosystemer i sig selv. Det afgørende er, hvad I bruger dem til. Tekst, opsummering og søgning i egne dokumenter er det almindelige. Bruges de til at vurdere ansøgere eller medarbejdere, kan brugen være højrisiko efter bilag III, og så kan I selv få leverandørens pligter. Det skal afklares med en advokat, før I gør det.

En skriftlig politik for, hvad der må og ikke må, er det første, de fleste mangler. Den behøver ikke være lang. Aksla har et udkast, der passer til de værktøjer, I har registreret.

Medarbejdernes private ChatGPT-konti på telefonen tæller også, hvis de bruges til arbejde. Derfor begynder vi med at registrere, hvad der faktisk bruges, ikke kun det, IT har købt.

Artikel 50: Oplysning til kunder

Svarer en chatbot jeres kunder, skal de kunne se, at de taler med en maskine, medmindre det er indlysende. Den pligt ligger hos leverandøren af chatbotten, men det er jer, kunden møder, så tjek at den er på plads. Udgiver I selv billeder, lyd eller video, der er skabt eller ændret med AI og ligner noget ægte, skal I mærke det.

Kravet handler om de situationer, hvor kunden ellers ville tro, at et menneske stod bag. Intern brug af Copilot til udkast og mails er ikke omfattet. Hvornår kravet gælder fra, er en del af den tidsplan, som advokaten skal bekræfte.

En kort, korrekt sætning er nok, for eksempel: "Du taler med en digital assistent. Skriv 'menneske', hvis du vil tale med en medarbejder." Aksla har oplysningstekster til de almindelige situationer, som I kan sætte ind, hvor de hører til.

Udgiver I AI-skrevet tekst om emner af offentlig interesse, gælder der også en oplysningspligt, medmindre en person har læst og godkendt teksten, før den blev udgivet. For de fleste virksomheder er det sjældent relevant, men det er værd at kende.

Hvad gør I nu?

Start med at finde ud af, hvad I faktisk bruger. Det tager en eftermiddag. Vil I have hjælp til resten, så book en gennemgang: 30 minutter om jeres værktøjer, og hvad der gælder for jer.